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Microsoft Outlook에서 더 빠르게 작동하는 12 가지 팁과 요령

Microsoft Outlook은 여전히 ​​많은 사무실에서 사실상 이메일 클라이언트입니다. 오래된 Outlook을 살펴본 지 오래되었습니다.이 올인원 전자 메일, 일정, 작업 및 메모 프로그램에서 생산성을 높이기 위해 다시 방문 할 가치가있는 트릭이 있습니다.

이 게시물의 지침과 세부 정보는 Outlook 2010을 기반으로하지만 별도의 언급이없는 한 이전 버전과 이후 버전의 Outlook에서 모두 작동해야합니다.

일반 바로 가기

아래의 바로 가기는 전체 프로그램에서 작동하므로 전자 메일을 읽거나 일정에 모임 이벤트를 추가 할 때 더 많은 작업을 수행 할 수 있습니다.

1. Outlook의 키보드 단축키를 배웁니다. Microsoft Word, Excel 및 기타 Office 앱과 마찬가지로 Outlook에는 고유 한 키보드 단축키가 있으므로 마우스를 움직이거나 메뉴를 드릴 다운하는 데 시간을 낭비하지 않아도됩니다. 가장 많이 사용하는 것을 배우면 Outlook 작업 속도가 빨라집니다. MakeUseOf에는 다운로드하거나 인쇄 할 수있는 편리한 Outlook 키보드 단축키 치트 시트가 있습니다. 가장 유용한 것 중 :

  • Ctrl + R : 이메일에 회신
  • Alt + R : 이메일로 모두 답장 또는 근무일 일정보기로 전환
  • Alt + W : 이메일을 전달하거나 주별 일정보기로 전환
  • Ctrl + M : F9 모두 보내기 / 받기
  • Alt + S : 이메일 보내기
  • Ctrl + G : "날짜로 이동"대화 상자를 열어 달력의 날짜로 이동

Ctrl + [항목의 장소 번호]를 눌러 탐색 창의 메일, 일정 관리, 연락처 및 기타 항목을 전환 할 수도 있습니다. 예 :

2. Outlook의 빠른 단계를 활용하십시오. 익숙하지 않은 사용자를 위해 Quick Steps는 Microsoft가 Outlook 2010에 도입 한 킬러 기능입니다. 전자 메일을 특정 폴더로 이동하고 전자 메일을 전자 메일로 읽거나 전달하는 것으로 표시하는 등 생각할 수있는 여러 단계 작업에 대한 바로 가기입니다. 팀과 동시에 신고합니다. 반복적 인 작업을 간단하게 수행 할 수 있으며 자신 만의 빠른 단계 작업을 만들 수 있습니다.

3. 클립 보드에서 새 항목을 만듭니다. 동료 Goldavelez.com의 Walter Glenn에게이 팁 (및이 부분의 다른 사람)을위한 모자 팁 :

텍스트를 클립 보드에 복사 한 다음 Outlook에서 Ctrl-V를 누릅니다. Outlook은 이미 붙여 넣은 텍스트를 사용하여 새 메시지 (또는보고있는 폴더에 따라 메모 또는 기타 항목)를 만듭니다.

따라서 Outlook에서 새 항목을 만든 다음 텍스트를 복사하여 붙여 넣는 대신 두 단계를 모두 수행합니다.

이메일 바로 가기

Gmail 및 기타 웹 메일 서비스는 상당히 유용하지만 Outlook은받은 편지함을 정렬, 필터링, 분류 및 정리할 때 엉뚱하지 않습니다.

4. 데스크톱 알림을 가장 중요한 전자 메일로만 제한하십시오. 끊임없이 "메일을 받았어요!"라는 말을 듣는 것은 끔찍한 일입니다. 하지만 여전히 가장 중요한 알림을 받고 싶습니다. Outlook에서 VIP 메시지에 대해서만 바탕 화면 알림을 설정하십시오. 캐나다 법률 잡지 Slaw는이를 수행하는 방법에 대한 자세한 자습서를 제공하지만, 기본적으로 메일 옵션에서 모든 바탕 화면 경고를 해제 한 다음 Outlook 규칙을 만들어 나에게만 보낸 특정 사람들의 메시지에 대한 경고를 표시합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

5. 메시지를 빠르게 표시합니다. 메시지 또는 두 개를 선택한 상태에서 jut는 insert 키를 눌러 플래그를 켜거나 표시합니다.

6.받은 편지함에서 직접 보내지 않은 전자 메일을받습니다. Scott Hanselman은 오래된 게시물 (여전히 Outlook을 사용 중인지 살펴볼 가치가 있음)에서 Outlook에 대한 GTD 구성 방법을 자세히 설명합니다. 가장 좋은 팁 중 하나는 특별한 "받은 편지함 – CC"폴더를 사용하여 직접 보내지 않은 모든 전자 메일을 수집하는 것입니다. 이렇게하면받은 편지함이 가장 중요한 이메일에만 집중됩니다. 이를 설정하려면 규칙> 새 규칙…으로 이동하십시오. 그런 다음 "고급 옵션"버튼을 클릭하십시오. 규칙 마법사에서 "내 이름이받는 사람 상자에없는 곳"을 선택한 후 다음 화면에서 "지정된 폴더로 이동하십시오." 또는 VIP 전자 메일 폴더를 설정하고 "나에게만 보낸 전자 메일"을 해당 특수 폴더로 이동하십시오.

7. 이메일 템플릿을 사용하여 동일한 이메일을 두 번 쓰지 마십시오. 깨진 기록처럼 들리는 데 지치셨습니까? 정보 요청 또는 마감 송장 미리 알림과 같이 자주 보내는 전자 메일의 경우 파일> 다른 이름으로 저장 ...> Outlook 템플릿을 통해 전자 메일을 템플릿으로 저장합니다. 그런 다음 템플리트를 사용하려면 새 항목> 양식 선택…으로 이동하여 "파일 시스템의 사용자 템플리트"에서 저장 한 템플리트를 찾으십시오. 또는 Windows 탐색기에서 OFT 파일을 두 번 클릭하여 해당 템플릿에서 새 메시지를 만들 수도 있습니다. 텍스트 확장을 사용하여 컴퓨터의 모든 프로그램에서이 작업을 수행 할 수도 있습니다.

8. 가장 중요한 이메일에 대한 검색 폴더를 만듭니다. 가장 자주 액세스하는 이메일은 무엇입니까? 아마도 상사 나 특정 주제의 이메일 일 수 있습니다 (지금 TPS가보고하는 위치는 어디입니까?). 자주 수행하는 검색에 대해서는 검색을 저장하여 빠르게 액세스하십시오. 왼쪽 탐색 메뉴에서 검색 폴더를 클릭하고 "새 검색 폴더"를 선택한 다음 마법사를 사용하거나 사양에 맞게 수동으로 검색을 사용자 정의하십시오.

9. 이메일을 파일로 빠르게 저장하십시오. 후손을 위해 특정 이메일을 저장하려면 몇 가지 방법을 사용할 수 있습니다. 파일> 다른 이름으로 저장 ... 메뉴 (옵션 : 텍스트, HTML, Outlook 메시지 형식 또는 .msg, HTML, .mht)를 통해 전자 메일을 개별적으로 저장할 수는 있지만 전자 메일을 바탕 화면으로 드래그하여 저장하는 것이 훨씬 빠릅니다. 윈도우 익스플로러. 그러면 제목이 파일 이름 인 Outlook의 독점 .msg 형식으로 저장됩니다.

또한 이와 같은 VBA 스크립트를 사용하여 전자 메일을 로컬 하드 드라이브에 개별 메시지로 자동 (또는 반자동으로) 저장하여 Outlook에서 보관하는 .PST 또는 .OST 파일에서 해제 할 수 있습니다.

작업, 일정, 메모 및 업무 일지

Outlook은 단순한 이메일 클라이언트가 아닙니다. 본격적인 개인 정보 관리자입니다. 한 곳에 모든 것을 갖는 것이 장점이 있지만, 이러한 모든 기능을보다 효과적으로 사용하는 방법은 여전히 ​​있습니다.

10. 사용자 지정 우선 순위별로 작업을 그룹화합니다. Outlook을 작업 관리자로 사용하려는 경우 MSDN의 JD Meier는 다음과 같은 조직 구조를 제안합니다. 각 작업에 시작 날짜를 추가하는 것 외에도 사용자 지정 우선 순위 필드 (예 : P0, P1 및 P2)를 추가하십시오. . 그런 다음 해당 사용자 정의 필드를 기준으로 작업을 그룹화하여 적절한 시간에 작업 할 작업을 한눈에 볼 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

이 방법은 가정에서 생산적으로 작업하는 Workstation Popcorn 방식과 같이 일괄 작업을 수행하거나 작업 시간을 기준으로 작업을 구성하려는 경우와 같은 일괄 작업 작업과 같은 생산성 기술과도 잘 작동 할 수 있습니다.

11. 자연어를 사용하여 달력 이벤트를 작성하십시오. 약속이나 모임의 정확한 날짜를 찾기 위해 월별 날짜 선택기를 스크롤하는 데 시간을 낭비하지 마십시오. 날짜 필드에 자연스럽게 "독립 기념일", "내일부터 3 일"등을 입력하십시오.

12. Outlook 메모, 이벤트 및 기타 항목을 바탕 화면에 저장하여 빠르게 액세스 할 수 있습니다. Outlook 외부의 컴퓨터에 저장할 수있는 전자 메일이 아닙니다. 일정 이벤트, 메모, 연락처 및 그 밖의 모든 항목을 나중에 빠르게 액세스 할 수 있도록 개별 항목으로 바탕 화면이나 Windows 폴더로 끌어 올 수 있습니다. Outlook이 열려 있지 않아도 항목을 두 번 클릭하면 Outlook에서 바로 열립니다.

보너스 (Outlook 2010 이하) : Outlook을 자동 시간 추적 도구로 사용하십시오. Office 2013에서는 더 이상 사용되지 않지만 이전 버전의 Outlook이있는 경우 업무 일지를 사용하여 작업, 시간, Office 문서 사용 등을 자동으로 기록 할 수 있습니다. 왼쪽 탐색 창의 "기타"단추를 클릭하여 업무 일지 아이콘을 찾은 다음 업무 일지에서 특정 연락처, 모임 요청 및 다른 사무실 프로그램에서 보낸 시간의 메시지를 추적 할 수 있습니다.

그런 다음이 모든 이벤트에 대한 타임 라인 및 자세한 로그를 볼 수 있습니다. 이는 타임 시트, 송장 고객을 유지해야하거나 시간이 실제로 어디로 갔는지에 대한 추억을 조깅하려는 사람들에게 유용합니다.

이것들은 모두 Outlook 기능의 표면을 긁는 것입니다. 옵션 및 기능과 함께 직접 설치하거나 작성할 수있는 VBA 스크립트가 포함 된 Outlook은 일상 생활을 구성하는 강력한 도구입니다. 자세한 팁과 요령은 이전 Outlook 팁 모음을 참조하거나 여기에서 즐겨 찾기를 공유하십시오.